Software VeriFactu: cómo elegir un programa de facturación certificado (y no arriesgarte a una multa de 50.000 €)

A partir de 2027, el programa con el que facturas dejará de ser una simple cuestión de comodidad para convertirse en una obligación legal con un régimen sancionador que puede llegar a 50.000 € por ejercicio. La cuenta atrás ya ha empezado: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades estarán obligados a tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios (autónomos en IRPF, entidades en atribución de rentas y no residentes con establecimiento permanente) antes del 1 de julio de 2027. Si estás buscando "mejor software VeriFactu" o "programa de facturación certificado", esta guía te da los criterios concretos para distinguir una herramienta que realmente cumple de otra que puede meterte en un problema serio con Hacienda.

Qué exige la normativa VeriFactu

Todo software de facturación deberá cumplir el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, que fija las especificaciones técnicas concretas. Estas normas desarrollan la conocida como Ley Antifraude (Ley 11/2021) y persiguen un objetivo claro: que los registros de facturación no se puedan borrar ni manipular después de emitirlos.

No basta con que un programa "saque facturas". Debe estar diseñado conforme a un reglamento, y el incumplimiento recae también sobre quien lo usa, no solo sobre quien lo fabrica.

Conviene tener clara la cronología real para no caer en bulos de marketing:

• La obligatoriedad no entra en vigor en 2026, sino en 2027 (Sociedades antes del 1/1/2027 y el resto de obligados antes del 1/7/2027), tras la prórroga introducida por el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre.
• Que el plazo se haya movido no significa que puedas esperar al último día: adaptar la facturación lleva tiempo y conviene elegir bien ahora.

Los 5 criterios para elegir un software VeriFactu conforme

1. Declaración responsable del fabricante

Es el filtro número uno. El fabricante del programa debe disponer de una declaración responsable que certifique que el sistema cumple todos los requisitos del Reglamento. Sin ese documento, el software no es conforme, y usar un programa no conforme expone directamente al usuario a sanciones. Antes de contratar nada, pregunta si el proveedor tiene esa declaración y exige verla.

2. Registro encadenado e inalterable

Un Sistema Informático de Facturación (SIF) conforme debe garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. En la práctica esto significa que cada factura queda "sellada" y no se puede modificar ni eliminar a posteriori sin dejar rastro.

3. Huella o hash que encadena los registros

El encadenamiento se consigue mediante una huella o hash: cada registro incorpora una firma que lo enlaza con el anterior, como los eslabones de una cadena. Si alguien intentara alterar una factura, la cadena se rompería y quedaría en evidencia. Comprueba que el software genera y conserva ese hash de forma automática.

4. Generación correcta del código QR

Cada factura conforme debe incluir un código QR legible que permite a Hacienda y al destinatario verificar el registro. En la modalidad verificable, ese QR irá acompañado de la leyenda "VERI*FACTU". Es un requisito visible y fácil de comprobar: si tu programa actual no imprime ese QR, no está preparado.

5. Envío a la AEAT: modalidad VERI*FACTU vs SIF no verificable

Existen dos modalidades y conviene entender la diferencia:

• VERI*FACTU: el software remite automáticamente los registros de facturación a la AEAT en el momento de emitir. Es la opción más sencilla y la que ofrece mayores garantías, porque la propia Agencia Tributaria custodia los datos.
• SIF no verificable: no hay remisión automática, pero a cambio el sistema debe cumplir requisitos reforzados de registro de eventos y conservación, manteniendo todos los datos a disposición de Hacienda durante el plazo legal.

Para la mayoría de autónomos y pymes, la modalidad VERI*FACTU es la más cómoda y segura, porque traslada buena parte de la responsabilidad de conservación a la propia Administración.

La advertencia que no puedes ignorar: las sanciones

Aquí está el motivo por el que esta decisión no admite atajos. El régimen sancionador, recogido en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, es contundente:

• 50.000 € por ejercicio para el usuario que tenga o utilice sistemas informáticos de facturación que no se ajusten a la normativa (por ejemplo, programas que permiten facturar sin generar el registro de eventos o sin encadenar los hash).
• 150.000 € por año y por cada tipo distinto de sistema informático para el fabricante, productor o comercializador que produzca o venda sistemas no conformes. La comercialización de sistemas sin la certificación exigida, cuando esta sea obligatoria, se sanciona además con 1.000 € por cada sistema vendido sin certificar.

Es decir, no solo se persigue a quien vende un programa que no cumple, sino también a quien lo usa. Elegir mal puede salirte mucho más caro que cualquier suscripción de software.

Cómo encaja Nedaxe en todo esto

Nedaxe está diseñado desde el principio para cumplir el Reglamento VeriFactu: genera el hash de encadenamiento en cada factura, imprime el QR de verificación y permite trabajar en modalidad VERI*FACTU con remisión automática a la AEAT, todo sin que tengas que entender los detalles técnicos. Como fabricante, mantenemos la declaración responsable que exige la normativa, de modo que cuando facturas con Nedaxe sabes que estás del lado correcto. Y aunque la obligación no te alcance hasta 2027, adaptarte ahora te quita el problema de encima con meses de margen.

Conclusión

Elegir un programa de facturación ya no va de funciones bonitas, sino de conformidad legal. Verifica siempre cinco cosas: que el fabricante tenga declaración responsable, que los registros sean inalterables, que exista hash de encadenamiento, que se genere el QR, y qué modalidad (VERI*FACTU o no verificable) ofrece. Con las fechas de 2027 a la vuelta de la esquina y sanciones de hasta 50.000 € para el usuario, anticiparse es la decisión más rentable.

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